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19/12/2007

Faça bonito nas reuniões

Patricia Fadini



As reuniões fazem parte da rotina de qualquer empresa, mas quando são realizadas em excesso podem tornar-se improdutivas, monótonas e desestimulantes.

Por outro lado, se forem bem planejadas, trazem ótimos resultados e ainda motivam a equipe. Como fazer para que esses encontros sejam produtivos? Basta adotar alguns procedimentos simples, porém eficientes. Confira abaixo:

• Exponha suas idéias, aproveite a oportunidade para mostrar os assuntos que você domina.

• Evite comentar temas que você desconhece ou até mesmo dizer algo que não seja relacionado à discussão.

• Não interrompa a pessoa que está falando, seja um bom ouvinte.

• Cumpra seu papel na reunião e não comente sobre as decisões tomadas com seus colegas que não estiveram presentes, para evitar intrigas.

• Evite palavras e gestos agressivos, assim como demonstrações de impaciência e descontrole.

• Nunca utilize gírias e preste atenção na sua postura (nem pensar em sentar-se na mesa, no chão...). Não deixe o encontro tomar um rumo informal.

• Quando o grupo estiver em discordância, o melhor é se calar. Na primeira oportunidade, vale convocar as mesmas pessoas e tentar reverter a situação. Porém, se não houver outra oportunidade, fale de maneira pausada e diminua o tom de voz, para que as pessoas percebam que sua atitude é a mais coerente.

• Se a reunião sair do foco e o gestor não encerrar ou redirecioná-la, por mais que esteja complicado ficar ali, é melhor esperar.

• Dependendo do relacionamento com o seu chefe, é possível fazer colocações como “estamos saindo do foco e, dessa forma, não conseguiremos resolver...”, porém pode ser que ele esteja testando o grupo para verificar o nível de paciência, controle, lógica e raciocínio de cada participante.

• Nunca desenhe em suas anotações, tampouco passe bilhetes para colegas.

• Se o tema da reunião é corriqueiro, só as pessoas envolvidas com o projeto devem participar. No caso das reuniões corporativas, o ideal é chamar toda a equipe. O esquecimento de um integrante pode gerar insatisfação ou temor.

* Patrícia Fadini, psicóloga, é Gerente de Consultoria da Ricardo Xavier Recursos Humanos
E-mail: patriciafadini@ricardoxavier.com.br




   

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